Làm thế nào để giao tiếp với khách hàng khó tính

Trong quá trình phục vụ khách hàng, nhất định bạn sẽ gặp những khách hàng khó tính, vậy làm thế nào để giao tiếp với họ, Việt Art xin chia sẻ 1 vài kinh nghiệm hữu ích, cùng xem nhé.

I. Những khách hàng khó tính nhất

  1. Khách hàng cố chấp.

Những khách hàng này không quan tâm vấn đề giải quyết như thế nào mà chỉ ‘’ vì muốn kiện mà đi kiện”. Họ luôn có ý nghĩa là ‘’ tôi luôn đúng, bạn sai.” Họ sẽ cố gắng để chứng minh bản thân mình là đúng mà khách hàng là người phục vụ không đạt tiêu chuẩn.

  2. Khách hàng thích tán phét.

Những khách hàng này chỉ biết nói liên tục không ngừng, hoàn toàn không quan tâm tới việc giải quyết vấn đề, họ có nhu cầu mạnh mẽ khác là thể hiện bản thân, người thích tán phét chiếm tới 17% trong những khách hàng khó tính nhất.

  3. Khách hàng có tính tự kiêu tự đại.

Những khách hàng này mong muốn bạn bỏ ngay mọi việc khác để giải quyết vấn đề cho họ. Nếu bạn đã giúp họ đưa vấn đề vào trình tự giải quyết, số lần điện thoại họ gọi thúc giục sẽ nhiều hơn người khác tới 3 lần. Những khách hàng này chiếm tới 34% trong tất cả các khách hàng khó tính.

  4. Luôn đòi hỏi vô lý.

Khi có vấn đề luôn lập tức yêu cầu gặp giám đốc, làm cho bạn cảm thấy hình như mình là người ngớ ngẩn. ‘’Nếu anh không làm được cho tôi những gì tôi muốn, thì hãy để ông chủ của anh làm cho tôi.” Họ hay hỏi ‘’ Sếp có ở nhà không?” hoặc ‘’Anh đến công ty này làm việc bao lâu rồi?” Những khách hàng này chiếm 11% trong những khách hàng khó tính nhất.

2% còn lại khi gặp phải những sự việc xảy ra tình cờ hoặc là trạng thái bất bình thường mới trở nên khó tính.

II. Biện pháp giải quyết những khách hàng khó tính

Nếu như bạn gặp phải những loại khách hàng kể trên, bạn nên áp dụng những biện pháp sau đây:

   1. Quản lý sự mong muốn của khách hàng.

Nói cho khách hàng biết cần phải chờ đợi thêm một thời gian, vì trước khi họ đến bạn đang bận việc. Nếu một trò chơi đã có khách chơi xếp hàng rất dài, đồng hồ tính giờ sẽ hiện thời gian cần phải chờ đợi cho người xếp cuối cùng, và thời gian này thông thường sẽ nhiều hơn 10 phút so với thực tế. Ở nhà hàng cao cấp, nếu bạn gọi thức ăn, nhân viên phục vụ sẽ nói lại với bạn: ‘’ Xin mời ông chờ thêm một chút”. Ở khách sạn, khách hàng sẽ được cho biết: ‘’ Phòng của ông 11 giờ sẽ được dọn dẹp xong.”

   2. Cho họ một lý do.

Nghiên cứu cho biết, con người ta dễ chấp nhận những vấn đề được biết nguyên nhân hơn là những vấn đề không được biết lý do. Ở phòng phục vụ khách hàng của một công ty sản xuất máy in, họ xử lý một vụ kiện của khách hàng như sau: có một vị khách hàng 3 ngày liên tục gọi điện thoại về công ty phàn nàn về màu sắc do máy in in ra không chuẩn, nhân viên báo cho họ biết nguyên nhân là do thời tiết, ông ta yêu cầu công ty phải cho biết nguyên nhân rõ ràng hơn và bao giờ có thể giải quyết vấn đề cho ông ấy. Nhân viên tiếp tục giải thích nguyên nhân là do không khí xung quanh máy quá ẩm mới xảy ra tình trạng này, nếu ông ta muốn sớm giải quyết vấn đề thì ông ta có thể đi mua thêm một chiếc máy hút ẩm là được. với những loại vấn đề bình thường của khách hàng, bạn đã bao giờ cư xử đơn giản như vậy chưa?

   3. Khen ngợi sự nhẫn nại của họ.

Nói cho khách hàng biết là ban rất cảm ơn sự hợp tác của họ. Lúc bạn cảm ơn hoặc tán thưởng người khác chính là lúc bạn đã mở được cánh cửa cho sự hợp tác.

III. Nên chú ý tránh những sai lầm

   1. Hài hước.

Kể cả khi bạn đã dần quen với khách hàng, nhưng trước khi bạn chưa nhìn thấy được kết quả tốt làm cho cả hai bên hài lòng, bạn không nên làm những chuyện khiến người khác thấy buồn cười vì như vậy sẽ làm xấu đi hình ảnh chuyên nghiệp của bạn.

   2. Bệnh tưởng nhầm ‘’ai cũng đều biết”.

Có những sự việc đối với bạn có thể là thưởng thức, nhưng không phải ai cũng giống bạn. Có một vị khách hàng đến một cửa hàng bán lẻ muốn trả lại chiếc máy nhắn tin vì nó không hoạt động bình thường. Nhưng khi nhân viên kiểm tra lại máy, phát hiện thấy máy vẫn hoạt động tốt. Thì ra là khách hàng biết bật máy và đọc thông tin rồi, nhưng không biết rằng nếu không có người gửi tin nhắn tới, máy sẽ không hiện ra bất cứ thông tin nào.

   3. Nói quá lời.

Nhân viên phục vụ phải tránh việc nói quá lời vì nếu bạn nói liên tục thì chuyện gì sẽ xảy ra? Khách hàng bắt đầu hỏi rất nhiều vấn đề, thậm chí hỏi cả những vấn đề mà ngay cả bạn cũng không thể giải thích được nữa, bạn sẽ bị cho rằng là không thông thạo. Nên chú ý một điều là lúc người khác lắng nghe bạn nói thì tiếp theo đó họ sẽ hỏi lại bạn.