Một số điều cần biết khi tham gia hội chợ

Related Articles

[Infographic] Tìm hiểu các định dạng hình ảnh JPG, PNG, GIF, TIFF và BMP

October 22, 2015

Những mẫu bao bì áo thun cực độc

August 4, 2015

Bao bì đơn giản Freshmax

June 30, 2015

>> Lập kế hoạch tài chính khi tham gia hội chợ, triển lãm

1. Xác định đúng hội chợ mình sẽ tham gia.

Trước tiên, doanh nghiệp phải lựa chọn một hội chợ tốt nhất cho mình để tham dự nhằm đạt được kết quả cao nhất.

Đây là một trong những tiền đề cho sự thành công của bạn, bạn phải tham khảo các tài liệu về hội chợ (cataloge, đĩa giới thiệu về hội chợ hoặc trang web chính thức của hội chợ), liên hệ với ban tổ chức hội chợ để thu thập các số liệu cần thiết của hội chợ vừa được tổ chức gần đây nhất như: số lượng nhà triển lãm, số lượng khách hàng, các nước tham gia hội chợ, tổng diện tích trưng bày, doanh số bán hàng tại hội chợ…. và điều quan trọng nhất trong khâu này là xác định mặt hàng mục tiêu của mình sẽ đem đến để giới thiệu và trưng bày tại hội chợ.

 Xây dựng kế hoạch hoạt động: việc xây dựng kế hoạch hoạt động tại hội chợ gồm: trước hội chợ, trong thời gian diễn ra hội chợ, và sau khi kết thúc hội chợ phải phù hợp với chiến lược và mục tiêu phát triển của công ty. Bạn phải xác định được điều cần thiết nhất và chiến lược tham gia hội chợ này là gì, ví dụ: bạn tập trung giới thiệu sản phẩm mới hay là xúc tiến các sản phẩm sẵn có của công ty?

2. Chuẩn bị trước khi tham dự hội chợ.

2.1 Gian hàng hội chợ.

+ Liên hệ với Ban Tổ chức để đăng ký tham gia hội chợ sớm nhất có thể: việc này sẽ giúp bạn có đủ thời gian để chuẩn bị các tài liệu, hàng mẫu cần thiết. Tuỳ theo từng hội chợ, nếu bạn đăng ký sớm có thể sẽ tiết kiệm được chi phí do ban tổ chức hội chợ có chính sách giảm giá gian hàng, và sẽ ưu tiên bố trí sắp xếp gian hàng của bạn vào vị trí tốt nhất có thể.

+ Gian hàng : ấn tượng đầu tiên cũng là quan trọng nhất đó là lần đầu trông thấy gian hàng của doanh nghiệp, trang trí gian hàng đẹp, bắt mắt cũng là nhân tố góp phần cho thành công của hội chợ, các doanh nghiệp lớn đều thuê thiết kế riêng cho gian hàng của mình và lựa chọn các loại vật liệu trang trí phù hợp để tiết kiệm chi phí vận chuyển cũng như thời hạn sử dụng rất ngắn của hội chợ.

2.2. Các thành tố khác giúp việc tham dự hội chợ thành công.

Phải luôn luôn nhớ rằng ấn tượng đầu tiên là ấn tượng vĩnh viễn. Muốn vậy, ngoài việc có một gian hàng ấn tượng, doanh nghiệp phải cho khách hàng thấy sự chuẩn bị kỹ càng của mình qua:

• Một bảng giới thiệu thông tin về doanh nghiệp cô đọng, súc tích sẽ không làm nản lòng các khách hàng, đối tác ít thời gian, giúp họ nắm được những nét căn bản về doanh nghiệp một cách nhanh chóng.

•  Sản phẩm : Bạn cần nghiên cứu sơ đồ xem vị trí gian hàng của mình ở chỗ nào để xác định được ví trí và các lợi thế về gian hàng, từ đó lên kế hoạch bài trí gian hàng và xác định chủng loại sản phẩm mà mình dự tính sẽ mang sang hội chợ, kích cỡ các loại sản phẩm để cho phù hợp với việc trưng bày tại gian hàng của mình. Đặc biệt lưu ý đến thời gian chuẩn bị, kế hoạch gửi hàng để làm sao kịp với thời gian diễn ra của hội chợ.

• Tài liệu : Bạn cần xác định loại tài liệu nào mà bạn dự định sẽ mang đến hội chợ cataloge, tờ rơi, poster, brochure hay đĩa CD, …, mục đích quảng bá rộng rãi hay chỉ với một số khách hàng … lưu ý nên mang theo số lượng tài liệu đủ để gửi cho khách hàng tránh tình trạng hết tài liệu khi khách hàng yêu cầu.

• Danh thiếp hoặc các quà tặng có ghi tên và địa chỉ giao dịch của công ty để giúp khách hàng dễ dàng giao dịch với bạn khi họ có nhu cầu. Kể cả những khách mà họ không mua hàng của bạn nhưng họ sẽ lưu tâm đến tên tuổi của công ty bạn và có thể giao dịch với bạn trong tương lai.

• Hồ sơ khách hàng: trong hầu hết các trường hợp, doanh  nghiệp phải lưu lại thông tin về khách hàng để sau này có thể ghi nhớ nhanh chóng về khách hàng đó, mặt khác để biết được mình đã hứa hẹn gì với khách hàng để có thể follow up trong và sau hội chợ. Do vậy, nếu có thể chuẩn bị được 1 form gọi là form “Thông tin hồ sơ khách hàng” là tốt nhất , nếu không, chúng ta phải chuẩn bị sẵn sàng tập vở, sổ tay, hay giấy A4, đồ bấm, để có thể ghi chú về khách hàng, bấm namecard của khách hàng vào hồ sơ ngay sau khi tiếp khách hàng đó.

• Nhân sự: Lựa chọn nhân viên nam hay nữ trực tại gian hàng giúp cho doanh nghiệp thực hiện được chiến lược quảng bá và giới thiệu sản phẩm tại hội chợ, nhân sự lựa chọn phải đảm bảo được các tiêu chí: có kiến thức về sản phẩm,  kiến thức về công ty mình, có khả năng giao tiếp tốt và thuyết phục được khách hàng, ngoại hình ưa nhìn… Có thể phải đào tạo cho họ về chiến lược phát triển công ty và kiến thức về thị trường trước khi tham gia hội chợ. Lựa chọn nhân sự không tốt có thể sẽ không thành công thậm chí uy tín của công ty bị giảm đi khi tham gia hội chợ. Theo khảo sát của Trung tâm nghiên cứu hội chợ (CEIR.org) thì 85% thành công của hội chợ là phụ thuộc vào nhân sự đứng tại gian hàng, các yếu tố khác như tài liệu xúc tiến chỉ đứng ở vị trí thứ hai.

 3. Thực hiện giao dịch sau hội chợ (follow-up) với khách hàng.

Theo khảo sát của CEIR.org cho thấy 79% sự thành công khi tham gia hội chợ là các giao dịch sau khi kết thúc hội chợ. Điều này phụ thuộc hoàn toàn vào khả năng thu thập thông tin và phản hồi của bạn với các khách hàng tham quan tại hội chợ, khách nào sẽ ưu tiên giao dịch trước và loại thông tin nào sẽ cung cấp cho khách hàng sau khi kết thúc hội chợ.

4. Rà soát, đánh giá kết quả làm được sao hội chợ.

Đây thật sự là điều quan trọng của doanh nghiệp sau kết thúc hội chợ, bạn có thể tổng kết được những ý kiến tích cực hay tiêu cực về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp thông qua đánh giá của khách hàng, biết được những điểm yếu cần bổ sung và khắc phục. Chuẩn bị cho những chương trình tiếp theo của doanh nghiệp làm sao có hiệu quả cao hơn, ấn tượng tốt hơn .

Tóm lại: một hội chợ thương mại yêu cầu các công tác chuẩn bị rất kỹ từ trước khi tham gia đến khi kết thúc hội chợ và đặc biệt là khâu liên hệ với khách hàng sau khi kết thúc hội chợ. Đây là một khâu quan trọng để thu nhận lại kết quả và đơn hàng trong suốt quá trình đầu tư của bạn.